Alege o dată clară de preluare
Schimbarea este mai ușoară când vechiul și noul prestator știu exact până la ce perioadă răspunde fiecare. Data trebuie corelată cu declarațiile, salarizarea și eventualele situații financiare aflate în lucru.
Verifică întâi condițiile de încetare din contractul existent și comunică decizia profesionist, în scris.
Folosește o listă de predare
Lista trebuie să permită verificarea fiecărui element, nu doar să confirme generic că «s-a predat contabilitatea».
- balanțe, fișe de cont și registre până la ultima perioadă închisă;
- declarații și recipise de depunere;
- situația clienților, furnizorilor, taxelor și avansurilor;
- documente de salarizare și informații despre contracte;
- inventare, mijloace fixe și documente pentru soldurile deschise;
- accesuri și împuterniciri care trebuie transferate sau revocate.
Verifică soldurile înainte să continui
Noul contabil trebuie să poată explica de unde pornește. Soldurile vechi, declarațiile necorelate sau documentele lipsă nu dispar prin schimbarea prestatorului.
Dacă există diferențe, notează-le și stabilește cine le clarifică, până la ce dată și prin ce document.
Stabilește noul ritm
După preluare, agrează canalul de documente, datele limită, modul de aprobare și persoanele de contact. Primele două luni merită urmărite mai atent pentru a confirma că fluxul funcționează.
O schimbare bine organizată nu înseamnă doar mutarea arhivei, ci o responsabilitate predată fără goluri.