Documentele trebuie să spună povestea lunii
Contabilitatea poate fi corectă doar dacă documentele sunt complete și ajung la timp. Scopul nu este să trimiți cât mai multe fișiere, ci să existe o urmă clară pentru încasări, plăți, vânzări, cumpărări și operațiunile speciale.
Lista de bază
Conținutul exact diferă de la o firmă la alta, însă cele mai multe fluxuri lunare includ următoarele categorii:
- facturi emise și facturi primite;
- extrase pentru toate conturile și documente pentru numerar;
- contracte, acte adiționale și documente pentru achiziții importante;
- informații despre concedii, angajări și alte modificări de personal;
- documente pentru importuri, exporturi sau tranzacții intracomunitare;
- explicații pentru operațiuni atipice.
Trimite context, nu doar un PDF
O plată neobișnuită, un avans, un credit sau o cheltuială făcută în alt scop decât cel evident din factură trebuie explicate. O propoziție trimisă la timp poate evita mai multe runde de întrebări.
Dacă nu ești sigur că un document este relevant, semnalează-l. Este mai ușor să fie exclus după verificare decât să fie descoperit prea târziu.
Construiește o rutină
Alege un singur canal pentru documente, o denumire consecventă a fișierelor și o zi fixă de predare. Separă documentele firmei de cele personale și nu amâna clarificările până la termenul declarației.
Lista finală trebuie stabilită cu propriul contabil, în funcție de activitate și de obligațiile curente ale firmei.